APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS POR MEIO DE ASSINATURA ELETRÔNICA

EDICOMSignADoc

Envie propostas comerciais aos clientes e obtenha suas aprovações por meio da assinatura eletrônica no documento.

Aprove as faturas de compras dentro de sua organização de maneira mais rápida. 

Obtenha a assinatura eletrônica nos contratos de colaboradores, com todas as garantias de conformidade e a mesma validade dos documentos que são assinados fisicamente.

Transforme os processos de aprovação de documentos físicos para o meio eletrônico de maneira simples, eficiente e com valor probatório.

Aplicações práticas

Qualquer processo em sua organização que exija uma ou mais pessoas para aprovar documentos poderá ser configurado no EDICOMSignADoc. A seguir veja três de suas aplicações mais comuns:

Assinatura de propostas comerciais

Assinatura de propostas comerciais

Integre o público externo em seus fluxos, como seus clientes, por exemplo. 

Envie os contratos de vendas quando elaborados e solicite sua aprovação com total segurança e em menor tempo.

Seus clientes receberão um e-mail e com um clique apenas, acessarão o contrato e poderão  aprová-lo ou rejeitá-lo.

Aprovação interna de faturas

Aprovação interna de faturas

Estabeleça fluxos de aprovação internos adaptados à estrutura departamental da sua empresa.

Envolva os responsáveis que devem aprovar cada fatura.

Configure e estabeleça as regras de aprovação de suas faturas (departamento, identificação de fornecedores, credores, quantidade de faturas, etc.).

Assinatura de Contratos e Holerites

Assinatura de Contratos e Holerites

Gere contratos ou holerites por meio de seu sistema e, obtenha a aprovação de seus colaboradores.

Forneça um acesso seguro ao receptor em seu ambiente de assinatura.

Obtenha evidências de aprovação dos contratos, holerites, etc.

Assinatura eletrônica em todos os seus documentos

A garantia necessária requerida por um fluxo de aprovação de documentos, dependerá da natureza deste.

O EDICOMSignADoc se adapta às particularidades exigidas em cada projeto, no que tange a autenticação e assinatura eletrônica.

Gerencie as evidências relatadas pelo EDICOMSignADoc na resolução de possíveis conflitos relacionados ao conteúdo dos seus contratos e documentos.

Assinatura adaptada a cada situação

O EDICOM SignAdoc aceita assinatura eletrônica com certificados reconhecidos e não reconhecidos, a partir de dispositivos seguros de criação de assinaturas.

Duplo fator de autenticação

Implemente robustos processos de autenticação, para oferecer as melhores garantias para seus workflows: 2FA OTP (Google Authenticator) ou 2FA por SMS.

Evidências de aprovação

Cada interação que ocorre com o documento gera uma “impressão digital” onde o Trust Service Provider EDICOM, colocará à disposição um Relatório de Evidências como valor probatório.

O EDICOMSignADoc se integra com o seu ERP

O EDICOMSignADoc é um serviço desenvolvido para se integrar com qualquer sistema de gestão (ERPs de mercado, sistemas de gestão de documentos, soluções de desenvolvimento próprio, etc.).

Otimize seus processos de aprovação e assinatura eletrônica de documentos a partir do seu sistema de gestão.

  • Compatibilidade com qualquer sistema de gestão

    100%
  • Experiência em integração de dados entre sistemas e aplicativos

    100%
  • Otimização da metodologia de trabalho e gerenciamento de projetos

    100%

Criação de workflows sob medida

Criar um workflow de aprovação de documentos é rápido e intuitivo.

Indique os emissores que estão autorizados a enviar documentos e configure em apenas um passo o tipo de evidência e autenticação necessários.

Crie também fluxos complexos com vários passos, múltiplas condições, diferentes destinatários e tipos de assinatura.

Definição dos passos de maneira simples e intuitiva

Definição dos passos de maneira simples e intuitiva

O desenho dos workflows por meio do EDICOMSignADoc se baseia na parametrização de passos.

Os passos determinam quais são os aprovadores envolvidos, o nível de autenticação necessário e o tipo de evidência a ser coletada em cada passo.

Assinaturas conjuntas e individuais

Assinaturas conjuntas e individuais

Assinaturas conjuntas: O progresso no workflow requer a aprovação por parte de todos identificados naquele passo.

Assinaturas individuais: O progresso no workflow requer a aprovação de um número determinado de destinatários sobre o total de aprovadores possíveis naquela etapa.

Regras para execução dos processos

Regras para execução dos processos

Personalize fluxos que permitam estabelecer condições para determinadas aprovações.

É possível solicitar uma aprovação caso o contrato exceda o valor ou se for destinado a uma pessoa específica.

Controle total sobre cada um dos seus documentos

Os emissores de documentos, assim como seus superiores, contam com um dashboard configurável, com vistas para seus KPIs, contendo informações detalhadas sobre o status de seus processos de aprovação.

Consulte em tempo real se um documento foi visualizado ou não, quantas pessoas o aprovaram, se foi rejeitado por qualquer um dos envolvidos no processo ou qualquer outro dado de interesse.

Defina os prazos para obter a aprovação de seus documentos, reenvie-os ou cancele um fluxo, se necessário.

Uma operação não pode ser prejudicada por conta de uma assinatura ou compliance. Você tem o controle. Tome a iniciativa.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

Armazenamento eletrônico com garantia de integridade e autenticidade.

O EDICOMLta é o serviço de armazenamento de longo prazo que vem para complementar o EDICOMSignADoc, a fim de conservar os documentos, juntamente com suas evidências de aprovação.

Os processos de conservação são executados de acordo com as principais normas internacionais, com o intuito de garantir a integridade dos documentos ao longo do tempo.

A auditoria e o seu permanente reforço realizados  pelo Trust Service Provider EDICOM, fornecem garantias que revertem o ônus da prova em caso de qualquer discrepância.

Plataforma de armazenamento eletrônico desenvolvida de acordo com a ISO 14641

Precisa de evidências das interações em seus documentos eletrônicos?

O EDICOMLta cumpre todos os requisitos da ISO 14641 no que diz respeito a arquitetura e ao funcionamento de um sistema de informação para preservação de informações digitais.

Armazenamento eletrônico certificado pelo eIDAS, a melhor garantia da Europa

Sua empresa atua em um ambiente europeu?

O EDICOMLta é homologado pela Comissão Européia, como um serviço eIDAS, de acordo com o Regulamento Europeu eIDAS (n ° 910/2014).

Em conformidade com o regulamento mexicano NOM151

Precisa de evidências sobre a conservação dos seus documentos assinados e aprovados?

A EDICOM é um PSC (Provedor de Serviços de Certificação) credenciado pela Secretaria de Economía de México, autorizado a emitir certificados para a conservação de mensagens de dados conforme a Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016.

Credenciada como uma autoridade de certificação na Colômbia pela ONAC

Sua empresa precisa armazenar documentos assinados eletronicamente?

O EDICOMLta conta com a certificação ONAC 16-ECD-005, embasado nos requisitos CEA 4.1-10 V-01 para registro, armazenamento e conservação de mensagens de dados e documentos eletrônicos.

100% Serviço

Com o EDICOMSignADoc, você receberá suporte antes, durante e após a finalização do seu projeto.

Uma equipe de consultores especializados analisará, configurará e personalizará seu projeto.

O departamento de suporte internacional resolverá suas dúvidas e incidências de forma diferenciada.

PROJECT MANAGEMENT

  • Análise de requisitos do projeto para aprovação de documentos.

  • Adaptação e configuração da solução.

  • Configuração dos workflows iniciais de aprovação de documentos.

  • Desenvolvimento de integrações com os sistemas de gestão.

  • Treinamento e Go-live.

CENTRO INTERNACIONAL DE SUPORTE

  • Suporte multidiomas e configuração de ambientes internacionais adaptados à sua estrutura organizacional.

  • Esclarecimento de dúvidas e incidências.

  • Suporte disponível em diversos fusos horários.

  • Possibilidade de suporte preferente e 24x7.

Por que usar o SignADoc?

O SignADoc é uma potente ferramenta para otimizar os processos de aprovação e assinatura de documentos.

Perguntas e respostas mais frequentes

O EDICOMSignADoc permite o envio de documentos para qualquer destinatário. Seja uma pessoa interna ou externa da sua organização (clientes, fornecedores ...). Faça o upload do documento e indique o e-mail do destinatário, para que ele receba uma notificação e, com um único clique, possa acessar o documento para aprovação e assinatura.

O EDICOMSignADoc pode implementar qualquer tipo de assinatura. Desde assinaturas geradas a partir de certificados não reconhecidos, assinaturas mais exigentes que exigem o uso de certificados ou selos reconhecidos, até o uso de dispositivos seguros para criação de assinaturas.

Compartilhe conosco as características do seu projeto. Nós lhes ajudaremos a configurar os mecanismos de assinatura e aprovação mais adequados ao padrão dos seus documentos.

 

O EDICOMSignADoc é 100% compatível com qualquer sistema de gestão, seja a solução de mercado ou de desenvolvimento próprio, com instalação local ou na nuvem, etc.

Nosso modelo é baseado em um serviço personalizado que utiliza uma tecnologia própria e da experiência de uma equipe com mais de 400 engenheiros que, desde 1995, se dedicam à integração de aplicações.

Comente conosco qual a ferramenta que você utiliza para criar os documentos que precisam ser enviados para assinatura e nós nos encarregaremos de realizar todos os desenvolvimentos necessários para integrar seus sistemas de gestão ao EDICOMSignADoc.

Cada aprovação realizada em um documento gera uma evidência.

Cada evidência gera um rastreio no processo de aprovação de seus documentos, que é identificado em um determinado momento por meio de um selo de data/hora eletrônico, emitido pela EDICOM Trust Service Provider. O fluxo completo gera evidências que, são apresentadas por meio de um relatório que por sua vez, é assinado pela EDICOM Trust Service Provider, tornando esse relatório uma ferramenta essencial para registrar as etapas pelas quais um documento passou desde a sua emissão até a sua aprovação final.

As garantias oferecidas pela EDICOM como um Trust Service Provider, os selos eletrônicos de tempo emitidos, assim como a assinatura do relatório de evidências, constituem uma garantia que pode ser apresentada como prova do ciclo de vida que um documento passou.

O EDICOMSignADoc mantém os documentos juntamente com as evidências de aprovação por 6 meses. Se você precisar estender esse período para mais de 180 dias e incluir funcionalidades adicionais às camadas de segurança nos documentos armazenados, poderá integrar nosso Serviço de Armazenamento de Longo Prazo, com o credenciamento eIDAS, ONAC (Colômbia) e, conforme a NOM151 (México) e ISO 14641.

Entre em contato conosco

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