GOEDKEURING VAN DOCUMENTEN MET ELEKTRONISCHE HANDTEKENING

EDICOMSignADoc

Stuur commerciële voorstellen naar klanten en ontvang hun akkoord en handtekening.

Keur aankoopfacturen binnen uw organisatie snel en efficiënt goed.

Ontvang handtekening en goedkeuring van arbeidsovereenkomsten met nieuwe werknemers met dezelfde geldigheid als handgetekende documenten.

Zet de goedkeuringsprocessen van documenten om naar een volledig elektronisch proces, efficiënt en met de nodige bewijskracht.

Praktische toepassingen

Eender welk proces binnen uw organisatie die de goekeuring van documenten door een of meerdere personen vereist kan geïmplementeerd worden door middel van EDICOMSignADoc. De tabel hieronder geeft een voorbeeld van de meest gebruikte toepassingen. 

Ondertekenen van commerciële voorstellen

Ondertekenen van commerciële voorstellen

Betrek mensen van buiten uw organisatie (vb. klanten) in uw goedkeuringsprocessen.

Verzend verkoopcontracten en vraag goedkeuring met totale veiligheid en binnen een vooraf gedefinieerde termijn.

Uw klanten ontvangen een e-mail en krijgen met één klik toegang tot het contract. Klanten kunnen daarbij selecteren ze of ze het contract willen goedkeuren of niet.
 

Goedkeuring van aankoopfacturen

Goedkeuring van aankoopfacturen

Breng interne goedkeuringsstromen tot stand die zijn afgestemd op de structuur van uw bedrijf.

Betrek de verantwoordelijken die met elke factuur moeten instemmen.

Configureer regels die de goedkeuring van uw facturen bepalen (bedrag van de factuur, identificatie van leverancier, enz.).

Beheren van contracten en loonfiches

Beheren van contracten en loonfiches

Genereer contracten of loonfiches vanuit uw systeem en krijg goedkeuring van medewerkers.

Zorg voor veilige toegang tot de handtekeningomgeving.

Verkrijg bewijs van goedkeuring van contracten, loonfiches, enz.

Elektronische handtekening voor al uw documenten

De stappen die vereist zijn voor een goedkeuringsproces van documenten hangt af van de aard van het document.

EDICOMSignADoc past de vereisten op vlak van authenticatie en elektronische handtekening aan aan de kenmerken van elk project.

Beheer de door EDICOMSignADoc gerapporteerde bewijzen bij het oplossen van mogelijke conflicten met betrekking tot de overeenkomsten die worden weerspiegeld in de inhoud van uw documenten.

Handtekening aangepast aan elke situatie

EDICOMSignADoc ondersteunt elektronische handtekeningen op basis van certificaten uitgegeven door erkende of niet-erkende certificatieautoriteiten.

Twee-factor-authenticatie

Implementeer robuuste authenticatieprocessen om de beste garanties te geven aan uw workflows: 2FA OTP (Google Authenticator) of 2FA via sms.

Bewijs van goedkeuring

Elke interactie die plaatsvindt met het document genereert een digitaal bewijsstuk, waarop EDICOM als Trust Service Provider "een handeling opstelt" met bewijskracht die het Evidence Report wordt genoemd.

EDICOMSignADoc integreert met uw ERP

EDICOMSignADoc is een service ontworpen om te integreren met eender elk managementsysteem (ERP's op de markt, documentbeheerders, eigen ontwikkelingsoplossingen, enz.)

Optimaliseer uw documentgoedkeurings- en ondertekeningsprocessen vanuit uw beheertoepassingen:
 

  • Compatibiliteit met elk beheersysteem

    100%
  • Ervaring met data-integratie tussen systemen en applicaties

    100%
  • Optimalisatie van werkmethodiek en projectmanagement

    100%

Aangepast workflowontwerp

Het aanmaken van een goedkeuringsproces voor documenten is snel en intuïtief.

Geef aan welke actoren gemachtigd zijn om documenten te verzenden en configureer in één stap het type bewijs en authenticatie dat vereist is.

Ontwerp ook complexe stromen met meerdere stappen, verschillende voorwaarden, verschillende ontvangers en/of handtekeningtypes.

Eenvoudig en intuïtief definiëren van stappen

Eenvoudig en intuïtief definiëren van stappen

Het ontwerp van workflows met EDICOMSignADoc is gebaseerd op het definiëren en configureren van verschillende goedkeuringsstappen.

De verzender van het bericht kan ook de vereiste goedkeurders van het project, het authenticatieniveau en het nodige bewijs definiëren.

Afzonderlijke of gezamenlijke handtekeningplicht

Afzonderlijke of gezamenlijke handtekeningplicht

Gezamenlijke handtekeningen: Het doorlopen van de workflow vereist goedkeuring door alle goedkeurders die in één stap zijn geïdentificeerd.

Solidariteitsbedrijven: de vooruitgang in de worflow vereist de goedkeuring van een bepaald aantal ontvangers van het totaal van de mogelijke goedkeurders van een stap.

Regels voor het uitvoeren van stappen

Regels voor het uitvoeren van stappen

Definieer voorwaarden voor bepaalde goedkeuringen.

Het is bijvoorbeeld mogelijk om aan te geven dat een goedkeuring wordt vereist enkel en alleen als een contract een bepaald bedrag overschrijdt, of bedoeld is voor een bepaalde persoon.

Volledige controle over al uw documenten

Documentuitgevers en hun leidinggevenden hebben een configureerbaar dashboard met weergave van hun KPI’s dat gedetailleerde informatie over de status van hun goedkeuringsprocessen.

Controleer in ‘real time’ of een document is geraadpleegd of niet, hoeveel mensen het hebben goedgekeurd, of het is afgewezen door een van de betrokkenen bij het proces, of andere interessante gebeurtenissen.

Definieer tijdslimieten voor de goedkeuring van documenten, automatiseer het doorsturen of annuleer een flow indien nodig.

Een proces kan niet worden geblokeerd door zoiets als een handtekening of een naleving. Jij hebt de controle en kan het initiatief nemen.

Naleving lange termijn archivering (EDICOMLta)

Elektronische opslag met garantie van integriteit en bewijsstukken.

EDICOMLta is de langetermijnopslagdienst die wordt aangevuld door EDICOMSignADoc om documenten samen met hun goedkeuringsbewijs bij te houden.

De bewaarprocessen worden uitgevoerd in overeenstemming met de belangrijkste internationale normen om de integriteit van de documenten in de tijd te garanderen.

De permanente audit- en veiligheidsprocessen uitgevoerd door EDICOM als Trust Service Provider, biedt garanties die de bewijslast omkeren in geval van discrepantie.

Elektronisch opslagplatform ontworpen volgens ISO 14641

Heeft u bewijs nodig van interacties met uw elektronische documenten?

EDICOMLta voldoet aan alle eisen van ISO 14641 betreffende het ontwerp en de werking van een informatiesysteem voor het bewaren van digitale informatie.

EIDAS-gecertificeerde elektronische opslag, de beste garantie in Europa

Opereert uw bedrijf in een Europese omgeving?

EDICOMLta is door de Europese Commissie geaccrediteerd als een eIDAS-dienst volgens de Europese verordening eIDAS (nr. 910/2014).

Naleving van de Mexicaanse regelgeving NOM151

Heeft u samen met het goedkeuringsbewijs een bewijs nodig van de bewaring van uw ondertekende documenten?

EDICOM is een PSC (Certification Services Provider) geaccrediteerd door het Mexicaanse Ministerie van Economie en daarbij bevoegd om certificaten uit te geven voor het bewaren van gegevensberichten in overeenstemming met de officiële Mexicaanse norm NOM-151-SCFI-2016.

Geaccrediteerd als certificeringsinstantie in Colombia door ONAC

Moet uw bedrijf elektronisch ondertekende documenten opslaan?

EDICOMLta heeft de Accreditation Accreditation ONAC 16-ECD-005 onder CEA 4.1-10 V-01-vereisten voor de registratie, bewaring en bewaring van gegevensberichten en elektronische documenten.

100% service

Met EDICOMSignADoc krijgt u ondersteuning voor, tijdens en na het opstarten van uw project.

Een team van gespecialiseerde consultants zal het project analyseren, configureren en personaliseren.

De afdeling internationale ondersteuning lost uw twijfels en incidenten persoonlijk op.

PROJECT MANAGEMENT

  • Analyse van de vereisten voor uw goedkeuringsprojecten.

  • Aanpassing en configuratie van uw oplossing.

  • Het opzetten van uw eerste workflows voor documentgoedkeuring.

  • Ontwikkeling van integraties met uw beheersystemen.

  • Training en go-live. 

INTERNATIONAAL SUPPORT CENTER

  • Meertalige ondersteuning en configuratie van internationale omgevingen aangepast aan uw organisatiestructuur.

  • Oplossing van twijfels en incidenten.

  • Ondersteuning beschikbaar voor meervoudig gebruik.

  • Mogelijkheid van preferentiële ondersteuning en 24x7.

Waarom SignADoc gebruiken?

SignADoc is een krachtig hulpmiddel om documentgoedkeuring en ondertekeningsprocessen te optimaliseren.

FAQ

EDICOMSignADoc maakt het verzenden van documenten naar elke ontvanger mogelijk. Of het nu gaat om een persoon binnen uw organisatie, of externe persoon (klanten, leveranciers ...). Upload het document en geef het e-mailadres van de ontvanger aan, zodat de ontvanger een melding ontvangt en met één enkele klik toegang heeft tot het document voor goedkeuring en ondertekening.

EDICOMSignADoc kan elk type handtekening implementeren. Van handtekeningen die zijn gegenereerd op basis van certificaten uitgegeven door niet-erkende certificatieautoriteiten tot de meest veeleisende handtekeningen of stempels waarvoor het gebruik van certificaten uitgegeven door erkende certificatieautoriteiten en het gebruik van veilige apparaten voor het maken van handtekeningen vereist zijn.

Vertel ons de kenmerken van uw project en wij zullen u helpen bij het configureren van de meest geschikte handtekening- en goedkeuringsmechanismen voor uw documenten.

 

EDICOMSignADoc is 100% compatibel met elk managementsysteem, zowel markt- als bedrijfseigen, on-premise of in de cloud, enz.

Ons model is gebaseerd op een persoonlijke service die gebruik maakt van eigen technologie en de ervaring van een team van meer dan 400 ingenieurs die zich sinds 1995 inzetten voor de integratie van applicaties.

Vertel ons met welke tool u de documenten genereert die u ter ondertekening wil verzenden en wij zorgen voor alle ontwikkelingen die nodig zijn om uw beheersystemen te integreren met EDICOMSignADoc.

Elke goedkeuring die op een document wordt gegeven, levert bewijs op.
Elk bewijs genereert een spoor van het goedkeuringsproces van uw documenten dat op een bepaald moment wordt geïdentificeerd door middel van een elektronische tijdstempel uitgegeven door EDICOM als Trust Service Provider. De volledige reeks van deze bewijzen is geïntegreerd in een rapport dat op zijn beurt wordt ondertekend door EDICOM als Trust Service Provider, waardoor dit rapport een belangrijk hulpmiddel is om de stappen vast te leggen die een document heeft doorlopen van uitgifte tot definitieve goedkeuring.

De garanties die EDICOM als Trust Service Provider biedt, de uitgegeven elektronische tijdstempels en de ondertekening van het bewijsrapport vormen een garantie die kan worden gepresenteerd als bewijs van de levenscyclus die een document heeft doorlopen.

EDICOMSignADoc bewaart de documenten samen met het bewijs van goedkeuring gedurende 6 maanden. Als u deze periode wilt verlengen tot meer dan 180 dagen en extra functionaliteiten wilt toevoegen aan de beveiligingslagen op opgeslagen documenten, kunt u onze langetermijnopslagdienst integreren met accreditatie eIDAS, ONAC (Colombia) en in overeenstemming met NOM151 (Mexico) en ISO 14641.

Neem contact op met EDICOM voor verdere informatie

Zijn er nog vragen die u wilt oplossen? Wilt u met een expert spreken? Laat uw gegevens achter en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.

Usa un dominio corporativo

By providing my details, I agree to be contacted by telephone or e-mail by any companies in the EDICOM group. This consent may be revoked at any time, as stated in the privacy policy

Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in de volgende artikels

EDICOMSignADoc: The solution for approving e-documents with e-signatures

EDICOM launched EDICOMSignADoc to help businesses with their digital transformation process. EDICOM’s solution was created to manage approval workflows for documents with...

Document approval workflows with EDICOMSignADoc

EDICOMSignADoc allows you to configure approval workflows for different types of e-documents according to your company's needs. EDICOMSignADoc is a versatile system that allows you to create as many processes...

Storage of Documents, E-Signatures, and Approval Evidence With Reversed Burden of Proof

EDICOMLta is a long-term storage service that preserves your e-documents and provides evidence of their authenticity and integrity in the event of third-party requests. Combining the use...