APPROVAZIONE DI DOCUMENTI CON FIRMA ELETTRONICA

EDICOMSignADoc

Invia proposte commerciali ai clienti e ottieni il loro consenso firmato.

Approva fatture d’acquisto in ambito aziendale, nel modo più rapido possibile.

Fai firmare e sottoscrivere ai nuovi dipendenti i contratti di lavoro, con la stessa validità di quelli firmati di persona.

Trasforma oggi stesso i tuoi processi di approvazione dei documenti in un’attività telematica efficiente e con valore probatorio.

Applicazioni pratiche

Qualsiasi processo della tua azienda che richieda l'approvazione di documenti da parte di una o più persone può essere implementato in EDICOMSignADoc. Qui ti presentiamo tre delle applicazioni più comuni.

Accettazione di proposte commerciali

Accettazione di proposte commerciali

Invia le proposte di acquisto ai tuoi clienti e richiedi la loro approvazione con la massima sicurezza e nel più breve tempo possibile

I tuoi clienti riceveranno un’e-mail e con un solo clic potranno accedere alla proposta di acquisto, potendo poi scegliere se approvarla o rifiutarla

Approvazione interna di fatture e note spese

Approvazione interna di fatture e note spese

Stabilisci flussi di approvazione interni adeguati alla struttura dipartimentale della tua azienda.

Coinvolgi i responsabili che devono occuparsi dell'accettazione delle fatture o delle note spese.

Configura le regole che condizionano l'approvazione delle fatture (in base al fornitore, all’importo della fattura, ecc.).

Firma di contratti e buste paga

Firma di contratti e buste paga

Genera contratti o buste paga dal tuo sistema e ottieni l'approvazione dei dipendenti.

Consenti l'accesso sicuro del destinatario all’ambiente di firma.

Ottieni le prove di approvazione dei contratti, delle buste paga, ecc.

Firma elettronica per tutti i tuoi documenti

Le garanzie necessariamente richieste da un flusso di approvazione dei documenti dipendono dalla natura del documento.

EDICOMSignADoc si adatta alle particolarità di ogni progetto, sia in termini di autenticazione degli utenti che per l’uso della firma elettronica.

Le evidenze informatiche generate da EDICOMSignADoc possono essere usate nella risoluzione di possibili contenziosi relativi agli accordi sottoscritti tra le parti.

Firma adattata alle diverse situazioni

EDICOMSignADoc supporta le firme elettroniche con certificati qualificati e non qualificati e create mediante dispositivi per la creazione di una firma elettronica qualificata.

Autenticazione a due fattori (2FA – Two-Factor Authentication)

Implementa robusti processi di autenticazione, per dare ai tuoi workflow le migliori garanzie: 2FA OTP (Google Authenticator) o 2FA tramite SMS.

Evidenze informatiche di approvazione

Ogni interazione effettuata sul documento genera un’impronta digitale, con la quale il Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato EDICOM "redige un atto" con valore probatorio, denominato Report delle Evidenze Informatiche.

EDICOMSignADoc si integra con il tuo ERP

EDICOMSignADoc è un servizio progettato per essere integrato con qualsiasi sistema di gestione (ERP di mercato, gestori documentali, soluzioni sviluppate internamente, ecc.).

Ottimizza i tuoi processi di approvazione e firma dei documenti, partendo dalle tue applicazioni gestionali.

  • Compatibilità con qualsiasi sistema gestionale

    100%
  • Esperienza nell'integrazione dei dati tra sistemi e applicazioni

    100%
  • Ottimizzazione della metodologia di lavoro e della gestione dei progetti

    100%

Workflow progettati su misura

La creazione di un flusso di lavoro per l'approvazione dei documenti è veloce e intuitiva.

Specifica quali mittenti sono autorizzati a inviare documenti e imposta il tipo di autenticazione e approvazione richieste in un unico passaggio.

Progetta anche flussi complessi con diversi passaggi, condizioni, destinatari e tipi di firma.

Definizione dei passaggi semplice e intuitiva

Definizione dei passaggi semplice e intuitiva

La progettazione dei workflow con EDICOMSignADoc si basa sulla parametrizzazione dei passaggi.

Questi definiscono gli approvatori coinvolti, il livello di autenticazione richiesto e il tipo di approvazione da raccogliere in ogni passaggio.

Firme congiunte o disgiunte

Firme congiunte o disgiunte

Firme congiunte: L'avanzamento del workflow richiede l'approvazione da parte di tutti gli approvatori individuati in un passaggio.

Firme disgiunte: L'avanzamento del workflow richiede l'approvazione di un certo numero di destinatari sul totale dei potenziali approvatori di un passaggio.

Regole per l’esecuzione di passaggi

Regole per l’esecuzione di passaggi

Stabilisci le condizioni con cui gestire determinate approvazioni.

È possibile ad esempio indicare che se un contratto supera un certo importo deve essere inviato a un approvatore specifico.

Controllo totale su ognuno dei propri documenti

I mittenti dei documenti, così come i loro responsabili, dispongono di un dashboard configurabile con viste dei loro KPI con informazioni dettagliate sullo stato dei loro processi di approvazione.

Verifica in tempo reale se un documento è stato consultato o meno, quante persone lo hanno approvato, se è stato respinto da uno qualsiasi dei soggetti coinvolti nel processo o qualsiasi altro evento di interesse.

Imposta dei limiti di tempo entro cui ottenere l'approvazione dei tuoi documenti, imposta un avviso automatico da inviare all’avvicinarsi della scadenza o annulla un flusso se necessario.

Un’operazione non può rimanere bloccata per un dettaglio operativo come l’apposizione di una firma manoscritta. Assumi tu il controllo dei tuoi processi. Prendi l’iniziativa in ottica 100% digitale.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

Conservazione elettronica con garanzia di integrità e inversione dell'onere della prova.

EDICOMLta è il servizio di archiviazione a lungo termine integrabile con EDICOMSignADoc per conservare i documenti firmati e le relative evidenze informatiche di approvazione/firma.

I processi di conservazione vengono eseguiti in conformità alle norme di Conservazione Elettronica/Sostitutiva in Italia e ai principali standard internazionali, per garantire l'integrità dei documenti nel tempo.

La verifica e la riassicurazione permanente effettuata dal Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato EDICOM forniscono garanzie che invertono l'onere della prova di fronte a qualsiasi contenzioso.

Piattaforma di archiviazione elettronica progettata secondo la norma ISO 14641

Hai bisogno di evidenze informatiche riguardo le interazioni con i tuoi documenti elettronici?

EDICOMLta soddisfa tutti i requisiti della norma ISO 14641 sulla progettazione e il funzionamento di un sistema informativo per la conservazione delle informazioni digitali.

Rispetto della normativa italiana di Conservazione Elettronica/Sostitutiva

Le aziende che operano in Italia possono applicare a una moltitudine di documenti il processo di conservazione elettronica/sostitutiva.

EDICOMLta è in grado di conservare i documenti secondo le regole tecniche stabilite in Italia ed EDICOM può essere nominata come Responsabile del Servizio di Conservazione.

Archiviazione elettronica certificata eIDAS, la più alta garanzia in Europa

La tua azienda opera in ambiente europeo?

EDICOMLta è accreditato dalla Commissione Europea come “Servizio di conservazione qualificato dei sigilli elettronici qualificati” secondo il Regolamento (UE) N. 910/2014 (eIDAS).

Rispetto della normativa messicana NOM151

Hai bisogno di ottenere le evidenze informatiche della conservazione dei tuoi documenti firmati e delle loro approvazioni?

EDICOM è un PSC (Prestador de Servicios de Certificación o Fornitore di Servizi di Certificazione) accreditato dal Ministero dell'Economia messicano, autorizzato a rilasciare evidenze informatiche di conservazione dei messaggi di dati, secondo lo Standard Ufficiale Messicano NOM-151-SCFI-2016.

Accreditati come Autorità di Certificazione in Colombia da ONAC

La tua azienda deve archiviare documenti firmati elettronicamente in Colombia?

EDICOMLta vanta l'accreditamento ONAC 16-ECD-005 secondo i requisiti CEA 4.1-10 V-01 per la registrazione, l’archiviazione e la conservazione dei messaggi di dati e dei documenti elettronici.

Servizio completo

Con EDICOMSignADoc riceverai supporto prima, durante e dopo la realizzazione del tuo progetto.

Un team di consulenti specializzati analizzerà, configurerà e personalizzerà il progetto.

Il dipartimento dedicato al supporto internazionale risolverà ogni tuo dubbio e i possibili eventi imprevisti che dovessero verificarsi.

PROJECT MANAGEMENT

  • Analisi dei requisiti per il tuo progetto di approvazione documenti.

  • Adattamento e configurazione della tua soluzione.

  • Configurazione dei workflow iniziali di approvazione documenti.

  • Sviluppo delle integrazioni con i tuoi sistemi di gestione.

  • Formazione e implementazione.

CENTRO INTERNAZIONALE DI ASSISTENZA

  • Supporto multilingua e configurazione di ambienti internazionali adattati alla tua struttura aziendale.

  • Risoluzione di dubbi ed eventi imprevisti.

  • Supporto disponibile in più fusi orari.

  • Possibilità di supporto preferenziale, 24x5 e 24x7.

Perché utilizzare SignADoc?

SignADoc è un potente strumento per ottimizzare i processi di approvazione e firma dei documenti.

Domande e risposte frequenti

EDICOMSignADoc consente di inviare documenti a qualsiasi destinatario, sia all’interno che all’esterno della tua azienda (clienti, fornitori...). Carica il documento e inserisci l’indirizzo e-mail del destinatario affinché riceva una notifica e con un solo clic possa accedere al documento per la sua approvazione e firma.

EDICOMSignADoc può implementare qualsiasi tipo di firma, dalle firme generate da certificati non qualificati, alle firme più impegnative che richiedono l'uso di certificati qualificati e l'uso di dispositivi (come smartcard o token) per la creazione di firme qualificate. 

Indicaci le caratteristiche del tuo progetto. Ti aiuteremo a configurare i meccanismi di firma e di approvazione più adatti alla natura dei tuoi documenti. 

EDICOMSignADoc è compatibile con qualsiasi sistema di gestione disponibile sul mercato o proprietario, sia esso on-premise o in cloud. 

Il nostro modello si basa su un servizio personalizzato che utilizza tecnologia proprietaria e l'esperienza di un team di oltre 400 tecnici specializzati che, dal 1995, si dedicano all'integrazione delle applicazioni. 

Dicci quale sistema utilizzi per generare i documenti da far firmare e noi ci occuperemo di tutti gli sviluppi necessari per integrare i tuoi sistemi di gestione con EDICOMSignADoc.

Ogni approvazione effettuata su un documento genera un’impronta. 

Ogni impronta genera una traccia del processo di approvazione dei tuoi documenti che viene identificata in un determinato momento attraverso una validazione temporale elettronica qualificata emessa dal Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato EDICOM. La sequenza completa di queste prove è integrata in un report firmato elettronicamente dal Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato EDICOM, che costituisce uno strumento chiave per registrare i passaggi che un documento ha attraversato dalla sua emissione fino all'approvazione finale. 

Le garanzie offerte da EDICOM in qualità di Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato, le validazioni temporali elettroniche qualificate emesse, così come il sigillo elettronico qualificato apposto sul report delle evidenze informatiche, possono senz’altro essere utilizzati in eventuali contenziosi per dimostrare il ciclo di vita di un determinato documento elettronico. 

EDICOMSignADoc rende disponibili i documenti e le relative evidenze informatiche di firma/approvazione per un periodo di 6 mesi. Se hai bisogno di un periodo di archiviazione maggiore e integrare funzionalità aggiuntive ai livelli di sicurezza sui documenti archiviati, puoi integrare il nostro servizio di archiviazione a lungo termine EDICOMLta, che rispetta le normative di conservazione elettronica/sostitutiva in Italia, Colombia e Messico, rispetta la norma ISO 14641 ed è riconosciuto come “Servizio di conservazione qualificato dei sigilli elettronici qualificati” secondo il Regolamento (UE) N. 910/2014 (eIDAS).

Contattaci per ogni necessità

Vorresti avere dei chiarimenti sul servizio? Vuoi parlare con un esperto? Lasciaci i tuoi dati e ti contatteremo il prima possibile.

Sono ammessi solo domini aziendali.

By providing my details, I agree to be contacted by telephone or e-mail by any companies in the EDICOM group. This consent may be revoked at any time, as stated in the privacy policy

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