VALIDATION DE DOCUMENTS EN LIGNE AU TRAVERS DE LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

EDICOMSignADoc

Envoyez vos propositions commerciales à vos clients et faites-les valider en ligne grâce à la signature électronique. 

Validez les factures d’achat de votre entreprise le plus rapidement possible.

Récupérez les contrats de travail dématérialisés de vos nouveaux collaborateurs, signés électroniquement, tout en conservant leur valeur légale. 

Digitalisez tous vos processus d’approbation de documents de manière efficace, tout en conservant leur valeur probante. 

Applications pratiques

L’intégralité des processus de validation interne à votre entreprise nécessitant l’intervention d’une ou de plusieurs personnes peut se configurer dans EDICOMSignADoc. Voici quelques cas d’usage habituels :

Signature d’offres commerciales

Signature d’offres commerciales

Intégrez dans vos circuits de validation des membres externes à votre entreprise comme par exemple vos clients.

Envoyez instantanément vos offres commerciales et demandez leur validation en ligne en toute sécurité et en un temps record. 

Vos clients recevront un email qui leur donnera accès en un clic au contrat en attente de validation. 

Validation interne de factures

Validation interne de factures

Créez vos propres workflows de validation en fonction de la structure organisationnelle de votre entreprise.

Désignez chaque membre responsable en charge de valider les factures. 

Configurez les règles qui conditionneront l’approbation des factures (en fonction des services d’une entreprise, du fournisseur, du montant de la facture, etc.)

Signature de contrats et bulletins de salaire

Signature de contrats et bulletins de salaire

Générez des contrats ou des bulletins de salaire depuis votre SI et recueillez les signatures des employés concernés.

Mettez à disposition des destinataires un accès sécurisé aux documents afin de procéder à leur signature. 

Obtenez l’ensemble des preuves résultant des actions réalisées sur les documents traités.

Signature électronique de tous vos documents

Le degré de sécurisation d’un document peut varier selon la nature de celui-ci.

EDICOMSignADoc s’adapte aux particularités de ces documents en proposant différents modules d’authentification ou de signature électronique selon le besoin.

Les preuves collectées par EDICOMSignADoc peuvent être utilisées en cas de litige relatif à la validation d’un document avec une partie tierce.

Une typologie de signature adaptée à chaque situation

EDICOMSignADoc a la capacité d’apposer des signatures électroniques par le biais de certificats reconnus, non reconnus voire à partir de dispositifs sécurisés de création de signature.

Authentification à deux facteurs

Configurez des processus d’authentification robustes afin de sécuriser le plus possible le circuit de validation de vos documents via 2FA OTP (Google Authenticator) ou via l’envoi de SMS de confirmation

Preuves de validation

Chacune des actions effectuées sur les documents génère une trace dont EDICOM, en tant que Prestataire Qualifié de Services de Confiance, prend acte et répertorie dans un rapport de preuves.

Intégration d’EDICOMSignADoc à votre ERP

EDICOMSignADoc est un service conçu pour s’intégrer à tout type de système de gestion (ERPs, GED, solution propriétaire, etc.)
Optimisez vos processus de validation et de signature de documents à partir de vos outils existants.

  • Compatible avec tous les systèmes de gestion

    100%
  • Expérience d’EDICOM dans l’intégration entre différents systèmes

    100%
  • Optimisation de la méthodologie de travail et de gestion de projets

    100%

Création de circuits de validation sur-mesure

Quand la création de son propre workflow de validation de documents devient rapide et intuitive. 

Indiquez quels émetteurs sont autorisés à publier des documents et configurez simplement les type de preuves et le mode d’authentifications qui seront rattachés à ce document. 

Personnalisez également des flux complexes composés de plusieurs étapes, différents destinataires et types de signature. 

Configuration des étapes de validation simple et intuitive

Configuration des étapes de validation simple et intuitive

La personnalisation des étapes validation se fait via le module de configuration de l’outil.

Cette configuration permet de déterminer les agents validateurs impliqués dans le processus ainsi que de paramétrer d’une part le type d’authentification à mettre en place et d’autre part le type de preuves 

Signatures concertées et solidaires

Signatures concertées et solidaires

Signatures concertées : la validation de l’étape du circuit nécessite l’approbation de tous les agents validateurs identifiés.

Signatures solidaires : la validation de l’étape du circuit nécessite l’approbation d’un nombre déterminé d’agents validateurs parmi la totalité des validateurs de l’étape. 

Règles pour l’exécution des étapes

Règles pour l’exécution des étapes

Déterminez plusieurs types de flux en fonction du type d’approbation à mettre en place. 

Il est par exemple possible d’orienter un document vers un circuit spécifique en fonction du montant du contrat ou en fonction du destinataire final du document. 

Contrôle total de tous vos documents

Les émetteurs des documents ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques disposent d’un tableau de bord configurable grâce auquel ils peuvent consulter tous leurs KPI ainsi que l’état de traitement consolidé des documents transitant par la plateforme.

Vérifiez en temps réel si un document a été consulté ou non, le nombre de personne l’ayant validé (ou refusé) ainsi qu’une série d’autres indicateurs.

Définissez une durée d’expiration pour la demande de validation d’un document, forcez le renvoi de ces mêmes documents ou annulez un flux si nécessaire.

Contrôlez précisément l’état de traitement des documents transitant par la solution.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

Archivage électronique avec garantie d’intégrité et renversement de la charge de la preuve.

EDICOMLta est le système d’archivage électronique longue durée d’EDICOM et intervient en complément d’EDICOMSignADoc afin de conserver vos documents accompagnés de leur lot de preuves.

Les processus de conservation s’exécutent conformément aux principales normes internationales en la matière afin de garantir l’intégrité des documents tout au long de la période d’archivage.

La resécurisation permanente réalisée sur les documents par le Prestataire Qualifié de Services de Confiance EDICOM vous permet de renverser la charge de la preuve en cas de litige avec un tier.

Plateforme d’archivage électronique conçue dans le respect de la norme ISO 14641

Vous avez besoin d’un rapport de preuves des actions réalisées sur les documents lors de leur validation ?

EDICOMLta répond aux exigences de la norme ISO 14641 relative à l'enregistrement, au stockage et la restitution de documents électroniques.

Archivage électronique certifié eIDAS, le plus haut niveau de garantie en Europe en la matière

Votre entreprise opère dans un environnement européen ?

EDICOMLta est reconnu par la Commission Européenne comme un service eIDAS conformément au Règlement Européen eIDAS (n ° 910/2014).

Conformité avec la norme mexicaine NOM151

Vous avez besoin de fournir des preuves de la conformité de vos procédures d’archivage de documents signés ?

EDICOM est un PSC (Prestataire de Services de Certification) accrédité par le Secrétariat Economique du Mexique. Dans ce cadre-là, EDICOM est en mesure de délivrer des preuves de conservation de documents, conformément à la Norme Officielle Mexicaine NOM-151-SCFi-2016.

Accrédité en tant qu’Autorité de Certification en Colombie par l’ONAC

Votre entreprise souhaite archiver des documents signés électroniquement ?

EDICOMLta dispose de l’Accréditation ONAC 16-ECD-005 dans le cadre des prérequis CEA 4.1-10 V-01 pour l’enregistrement, la sauvegarde et la conservation des documents électroniques.

Un accompagnement durable

En choisissant EDICOMSignADoc, vous bénéficierez d’un accompagnement lors de la définition de votre besoin, pendant le déploiement de la solution et à l’issue de la mise en production.

Une équipe de consultants spécialisés en la matière vous accompagnera tout au long de ces étapes de votre projet. 

Notre service support international se tient également à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et résoudre les éventuels incidents.

GESTION DE PROJET

  • Analyse des prérequis de votre projet de workflow de validation de documents.

  • Adaptation et configuration de la solution.

  • Configuration de vos premiers workflows de validation de documents.

  • Intégration avec votre système de gestion.

  • Formation et mise en production.

SERVICE SUPPORT INTERNATIONAL

  • Service Support multilingue et configuration d’environnement internationaux adaptés à votre structure organisationnelle.

  • Résolution d’incidents et réponse aux questions.

  • Service client disponible dans plusieurs fuseaux horaires.

  • Possibilité de mise en place d’un service support 24/7.

Pourquoi choisir SignADoc ?

SignADoc est un outil puissant qui permet d’optimiser et de fluidifier vos processus de validation interne et externe de documents. 

Preguntas y respuestas frecuentes

EDICOMSignADoc permet l’envoi et la signature de documents auprès de tout type de destinataire. Qu’il s’agisse de membres internes à votre organisation ou de partenaires externes (clients, fournisseurs, etc.). Publiez le document de votre choix sur la plateforme, indiquez le mail du destinataire, le destinataire sera notifié de la réception du nouveau document et accèdera en un clic au document en attente de validation. 

EDICOMSignADoc peut intégrer tout type de signature électronique (signatures générées à partir de certificats non reconnus, certificats, cachets ou signatures électroniques reconnus, dispositifs sécurisés de création de signature).

En fonction du périmètre de votre projet, nous vous accompagnerons dans la configuration des mécanismes de signature et de validation, en vous orientant vers les solutions les plus adaptées à la nature de vos documents.

 

EDICOMSignADoc est 100% compatible avec tout type de système de gestion, qu’il s’agisse de solutions propriétaires, de solutions on premise ou sur le cloud, etc. 

Notre module d’intégration repose sur un service entièrement personnalisé, utilisant des technologies propres à EDICOM et basées sur l’expérience d’une équipe de plus de 400 ingénieurs spécialisés depuis 1995 dans l’intégration de données. 

En nous donnant plus de détails sur la provenance des documents extraits de votre système d’information, nous pourrons vous accompagner dans l’automatisation du circuit de validation de ces documents via EDICOMSignADoc.

Chaque validation réalisée sur la plateforme génère une preuve.

Ces preuves rattachées à un document sont identifiables grâce au service de cachet électronique émis par le Prestataire Qualifié de Services de Confiance EDICOM. La chaîne complète formée par l’ensemble des preuves est regroupée dans un rapport qui est lui-même signé par le PQSC EDICOM. Ce rapport constitue un élément clé dans la matérialisation de la traçabilité des documents transitant par la solution.

Les garanties offertes par EDICOM en tant que Prestataire Qualifié de Services de Confiance, les cachets électroniques émis, la signature des rapports de preuve constituent des éléments pouvant être présentés comme preuves du cycle de vie d’un document. 

EDICOMSignADoc conserve ces documents ainsi que leurs preuves de validation pendant 6 mois. Si vous souhaitez étendre cette période et rajouter d’autres fonctionnalités additionnelles à la couche de sécurité déjà présente dans la solution, vous pouvez également vous équiper, en complément, de notre Système d’Archivage Électronique certifié eIDAS, ONAC (Colombie) et conforme aux normes NOM151 (Mexique) et ISO 14641.

Contactez-nous pour plus d’informations

Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions ? Vous avez des questions sur les services de confiance ? Laissez-nous vos coordonnées et nous vous contacterons dans les plus brefs délais.

Seuls les domaines professionnels sont admis

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