APROBACIÓN DE DOCUMENTOS CON FIRMA ELECTRÓNICA

EDICOMSignADoc

Envíe propuestas comerciales a clientes y obtenga su conformidad y su firma.

Apruebe facturas de compra dentro de su organización de la forma más rápida.

Consiga la firma y conformidad de nuevos empleados en contratos laborales con la misma validez que si firmaran en persona.

Convierta ya los procesos de aprobación de documentos en telemáticos, eficientes y con valor probatorio.

Aplicaciones prácticas

Cualquier proceso de su organización que requiera que una o varias personas aprueben documentos puede ser implementado en EDICOMSignADoc. Aquí le mostramos tres aplicaciones de entre las más comunes.

Firma de propuestas comerciales

Firma de propuestas comerciales

Integre en sus flujos a personas externas a su organización como clientes.

Envíe sus contratos de venta al momento de ser generados y reclame su aprobación con total seguridad y tiempos mínimos.

Sus clientes recibirán un mail y con un click accederán al contrato y seleccionarán si lo aprueban o rechazan.

Aprobación interna de facturas

Aprobación interna de facturas

Establezca flujos de aprobación internos adaptados a la estructura departamental de su empresa.

Implique a los responsables que deben dar su conformidad a cada factura.

Configure las reglas que condicionan la aprobación de sus facturas (departamento, identificación de proveedores, acreedores, importe de las facturas, etc.).

Firma de contratos y nóminas

Firma de contratos y nóminas

Genere contratos o nóminas desde su sistema y recabe la aprobación de los empleados.

Facilite un acceso seguro del receptor a su entorno de firma.

Obtenga las evidencias de aprobación de los contratos, nóminas, etc.

Firma electrónica en todos sus documentos

La necesidad de garantías que requiere un flujo de aprobación de documentos depende de la naturaleza del mismo.

EDICOMSignADoc se adapta a las particularidades en cuanto a autenticación y firma electrónica de cada proyecto.

Gestione las evidencias reportadas por EDICOMSignADoc en la resolución de posibles conflictos respecto a los acuerdos reflejados en el contenido de sus documentos.

Firma adaptada a cada situación

Firma adaptada a cada situación

EDICOMSignADoc soporta firma electrónica con certificados reconocidos, no reconocidos y a partir dispositivos seguros de creación de firma.

Doble factor de autenticación

Doble factor de autenticación

Implemente procesos de autenticación robustos para dar las mayores garantías a sus workflows: 2FA OTP (Google Autenticator) o 2FA por SMS.

Evidencias de aprobación

Evidencias de aprobación

Cada interacción que se produce con el documento genera una huella, sobre la que el Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM "levanta un acta" con valor probatorio llamada Reporte de Evidencias.

EDICOMSignADoc se integra con su ERP

EDICOMSignADoc es un servicio que está diseñado para integrarse con cualquier sistema de gestión (ERPs de mercado, gestores documentales, soluciones de desarrollo propio, etc.)

Optimice sus procesos de aprobación y firma de documentos a partir de sus aplicaciones de gestión.

  • Compatibilidad con cualquier sistema de gestión

    100%
  • Experiencia en integración de datos entre sistemas y aplicaciones

    100%
  • Optimización de la metodología de trabajo y la gestión de proyectos

    100%

Diseño de workflows a medida

Crear un workflow de aprobación de documentos es rápido e intuitivo.

Indique qué emisores están autorizados a enviar documentos, y configure en un solo paso el tipo de evidencia y autenticación requeridos.

Diseñe también flujos complejos con varios pasos, diferentes condiciones, distintos destinatarios y tipos de firma.

Definición de los pasos sencilla e intuitiva

Definición de los pasos sencilla e intuitiva

El diseño de workflows con EDICOMSignADoc se basa en la parametrización de pasos.

Estos delimitan los aprobadores implicados en ellos, el nivel de autenticación requerido y el tipo de evidencia a recabar en cada paso.

Firmas mancomunadas y solidarias

Firmas mancomunadas y solidarias

Firmas mancomunadas: El avance en el workflow exige la aprobación por parte de todos los aprobadores identificados en un paso.

Firmas solidarias: El avance en el worflow exige la aprobación de un número determinado de destinatarios sobre el total de los posibles aprobadores de un paso.

Reglas para ejecución de pasos

Reglas para ejecución de pasos

Personalice flujos que permiten establecer condiciones para determinadas aprobaciones.

Es posible indicar que se solicite una aprobación si un contrato supera un determinado importe, o si va destinado a alguna persona en concreto.

Control total sobre cada uno de sus documentos

Los emisores de los documentos, así como sus superiores, cuentan con un dashboard configurable con las vistas de sus KPIs con información al detalle del estado de sus procesos de aprobación.

Consulte en tiempo real si un documento ha sido consultado o no, cuántas personas lo han aprobado, si ha sido rechazado por alguno de los involucrados en el proceso, o cualquier otro evento de interés.

Establezca límites de tiempo para recabar la aprobación de sus documentos, fuerce el reenvío de los mismos o cancele un flujo si lo necesita.

Una operación no puede verse obstaculizada por algo como una firma o una conformidad. Sea usted quien tiene el control. Tome la iniciativa.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

Almacenamiento electrónico con garantía de integridad e inversión de la carga de prueba.

EDICOMLta es el servicio de almacenamiento de larga duración que se complementa con EDICOMSignADoc para conservar los documentos junto a sus evidencias de aprobación.

Los procesos de conservación se ejecutan conforme a las principales normas internacionales para garantizar la integridad de los documentos a lo largo del tiempo.

La auditoría y reaseguramiento permanente realizado por el Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM, aporta garantías que invierten la carga de prueba ante cualquier discrepancia.

Plataforma de almacenamiento electrónico diseñada según ISO 14641

¿Necesita evidencias de las interacciones con sus documentos electrónicos?

EDICOMLta cumple con todos requerimientos de la ISO 14641 sobre el diseño y funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información digital.

Almacenamiento electrónico certificado eIDAS, la mayor garantía en Europa

¿Su empresa opera en entorno europeo?

EDICOMLta está acreditado por la Comisión Europea como servicio eIDAS según el Reglamento Europeo eIDAS (n ° 910/2014).

Cumplimiento con la normativa mexicana NOM151

¿Necesita obtener constancias de la conservación de sus documentos firmados junto a las evidencias de aprobación?

EDICOM es PSC (Prestador de Servicios de Certificación) acreditado por la Secretaria de Economía de México, autorizado para la emisión de constancias de conservación de mensajes de datos conforme a la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016.

Acreditados como Autoridad de Certificación en Colombia por ONAC

¿Su compañía necesita almacenar documentos firmados electrónicamente?

EDICOMLta cuenta con la acreditación Acreditación ONAC 16-ECD-005 bajo requisitos CEA 4.1-10 V-01 para el registro, custodia y conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos.

100% Servicio

Con EDICOMSignADoc recibirá acompañamiento antes, durante y después de poner en marcha su proyecto.

Un equipo de consultores especializados se ocupará de analizar, configurar y personalizar el proyecto.

El departamento de soporte internacional resolverá sus dudas e incidencias de forma personal. 

PROJECT MANAGEMENT

  • Análisis de requerimientos de su proyecto de aprobación de documentos.

  • Adaptación y configuración de su solución.

  • Configuración de sus workflow iniciales de aprobación de documentos.

  • Desarrollo de las integraciones con sus sistemas de gestión.

  • Formación y puesta en marcha.

CENTRO INTERNACIONAL DE SOPORTE

  • Soporte multidioma y configuración de entornos internacionales adaptados a su estructura organizativa.

  • Resolución de dudas e incidencias.

  • Soporte disponible en múltiples usos horarios.

  • Posibilidad de soporte preferente y 24x7.

¿Por qué usar SignADoc?

SignADoc es una potente herramienta para optimizar procesos de aprobación y firma de documentos.

Preguntas y respuestas frecuentes

EDICOMSignADoc permite el envío de documentos a cualquier destinatario. Tanto si se trata de una persona interna a su organización, como externa (clientes, proveedores…). Cargue el documento e indique el mail del destinatario, para que éste reciba una notificación, y con un solo click, pueda acceder al documento para su aprobación y firma.

EDICOMSignADoc puede implementar cualquier tipo de firma. Desde firmas generadas a partir de certificados no reconocidos, hasta las firmas más exigentes que requieren el uso de certificados o sellos reconocidos y el uso de dispositivos seguros de creación de firma. 

Indíquenos las características de su proyecto. Nosotros le ayudaremos a configurar los mecanismos de firma y aprobación más adecuados a la naturaleza de sus documentos. 

Conozca al detalle cómo pueden ser las firmas de documentos electrónicos en este enlace. 

EDICOMSignADoc es 100% compatible con cualquier sistema de gestión ya sea de mercado o propietario, en local o en la nube, etc. 

Nuestro modelo se basa en un servicio personalizado que utiliza tecnología de propia y la experiencia de un equipo de más de 400 ingenieros que, desde 1995, se dedican a la integración de aplicaciones. 
Díganos con qué herramienta genera los documentos que necesita enviar para su firma, y nos encargaremos de realizar todos los desarrollos requeridos para integrar sus sistemas de gestión con EDICOMSignADoc.

Cada aprobación que se realiza sobre un documento genera una evidencia. 

Cada evidencia genera una traza sobre el proceso de aprobación de sus documentos que es identificada en un momento dado a través de un sello de tiempo electrónico emitido por Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM. La secuencia completa de estas evidencias se integra en un reporte que a su vez es firmado por el tercero de confianza EDICOM, constituyendo este reporte una herramienta clave para dejar constancia de los pasos por los que ha pasado un documento desde su emisión hasta su aprobación final. 

Las garantías que ofrece EDICOM como Proveedor de Servicios de Confianza, los sellos electrónicos de tiempo emitidos, así como la firma del reporte de evidencias, constituyen una garantía que puede ser presentada como prueba del ciclo de vida por el que ha pasado un documento. 

EDICOMSignADoc mantiene los documentos junto a las evidencias de aprobación 6 meses. Si precisa ampliar este período más allá de los 180 días y añadir funcionalidades adicionales a las capas de seguridad sobre los documentos almacenados, puede integrar nuestro Servicio de Almacenamiento de Larga Duración con acreditación eIDAS, ONAC (Colombia) y conforme a NOM151 (México) e ISO 14641. 

Contáctenos para lo que necesite

¿Hay alguna cuestión que le gustaría resolver? ¿Le gustaría hablar con un experto? Déjenos sus datos y le contactaremos con la mayor brevedad posible.

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