FREIGABE VON DOKUMENTEN MIT ELEKTRONISCHER SIGNATUR

EDICOMSignADoc

Senden Sie Angebote an Ihre Kunden und holen Sie sich deren Zustimmung und Unterschrift ein.

Genehmigen Sie Rechnungen innerhalb Ihres Unternehmens auf dem schnellsten Weg.

Erhalten Sie verbindliche Unterschriften von Arbeitsverträgen neuer Mitarbeiter mit der gleichen Rechtsgültigkeit, als ob sie persönlich unterschrieben hätten.

Verwandeln Sie Ihre Dokumentenfreigabe in einen effizienten, automatischen und beweiskräftigen Prozess.

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Praktische Anwendung

Jeder Prozess in Ihrer Organisation, der die Freigabe von Dokumenten durch eine oder mehrere Personen erfordert, kann in EDICOMSignADoc implementiert werden. Hier zeigen wir Ihnen drei der gängigsten Anwendungen.

Unterzeichnung von Angeboten

Integrieren Sie Unternehmensexterne als Kunden in Ihre Abläufe.

Senden Sie Ihre Kaufverträge, sobald sie erstellt wurden und fordern Sie deren Genehmigung mit absoluter Sicherheit und in kürzester Zeit ein.

Ihre Kunden erhalten eine E-Mail und können mit nur einem Klick auf den Vertrag zugreifen und auswählen, ob sie ihn genehmigen oder ablehnen möchten.

Interne Rechnungsfreigabe

Richten Sie interne Genehmigungsabläufe ein, die auf die Abteilungsstruktur Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Beziehen Sie Abteilungsleiter mit ein, die jeder Rechnung ihre Zustimmung geben müssen.

Konfigurieren Sie Regeln, die die Freigabe Ihrer Rechnungen voraussetzen (Regeln zu Abteilungen, Identifizierung von Lieferanten, Kreditoren, Rechnungsbetrag usw.).

Unterzeichnung von Verträgen und Gehaltsabrechnung

Erstellen Sie Verträge oder Gehaltsabrechnungen aus Ihrem System und holen Sie die Genehmigung Ihrer Mitarbeiter ein.

Ermöglichen Sie einen sicheren Zugang des Empfängers zu seiner Signatur-Umgebung.

Erhalten Sie Nachweise für die Genehmigung von Verträgen, Gehaltsabrechnungen usw.

PERSÖNLICHEN BERATUNG FÜR IHREN KONKRETEN ANWENDUNGSFALL

Elektronische Signatur auf all Ihre Dokumente

Die Notwendigkeit der Gewährleistung von Sicherheiten, die ein Freigabeprozess von Dokumenten erfordert, hängt von der Art des Dokuments ab.

EDICOMSignADoc passt sich auf die Anforderungen bzgl. der Authentifizierung und der elektronischen Signatur jedes Projekts an.

Verwalten Sie die von EDICOMSignADoc gemeldeten Nachweise bei der Lösung möglicher Konflikte bezüglich der Vereinbarungen, die sich im Inhalt Ihrer Dokumente widerspiegeln.

An jede Situation angepasste Signatur

EDICOMSignADoc unterstützt elektronische Signaturen mit qualifizierten und nicht-qualifizierten Zertifikaten, sowie von sicheren Signaturerstellungssystemen.

Zwei-Faktoren-Authentifizierung

Implementieren Sie robuste Authentifizierungsprozesse, um Ihren Arbeitsabläufen die besten Garantien zu geben: 2FA OTP (Google Authenticator) oder 2FA per SMS.

Nachweise der Genehmigung

Für jede Interaktion, die mit einem Dokument durchgeführt wird, wird ein Nachweis erzeugt, für den EDICOM als Trusted Service Provider einen sogenannten Evidenzbericht, erstellt.

EDICOMSignADoc ist integrierbar mit Ihrem ERP

EDICOMSignADoc ist ein Service, der so konzipiert ist, dass er in jedes Verwaltungssystem integriert werden kann (ERP System, Dokumentenmanager, intern entwickelte Systeme usw.).
Optimieren Sie Ihre Dokumentenfreigabe- und Signaturprozesse aus Ihren Verwaltungsanwendungen heraus.

Kompatibel mit jedem Verwaltungssystem
100%

Erfahrung in der Datenintegration zwischen Systemen und Applikationen
100%

Optimierung der Arbeitsmethodik und des Projektmanagements
100%

ICH MÖCHTE SignADoc MIT MEINEM VERWALTUNGSSYSTEM INTEGRIEREN

Benutzerdefinierte Gestaltung des Workflows

Die Erstellung eines Dokumentenfreigabe-Workflows ist schnell und intuitiv.

Geben Sie an, welche Aussteller berechtigt sind, Dokumente zu versenden und richten Sie die Art des Nachweises und der Authentifizierung ein, die in jedem Schritt erforderlich ist.

Entwerfen Sie komplexe Abläufe mit mehreren Schritten, unterschiedlichen Bedingungen, verschiedenen Empfängern und Signaturtypen.

Einfache und intuitive Definition der Schritte

Die Gestaltung von Workflows mit EDICOMSignADoc basiert auf der Parametrisierung von verschiedenen Schritten.

Diese grenzen die daran beteiligten Verantwortlichen, den erforderlichen Grad der Authentifizierung und die Art der in jedem Schritt zu erbringenden Nachweise ein.

Gepoolte und gemeinschaftliche Freigabe

Gepoolte Freigabe: Das Fortschreiten im Workflow erfordert die Genehmigung durch alle festgelegten Verantwortlichen in einem Schritt.

Gemeinschaftliche Freigabe: Das Fortschreiten im Workflow erfordert die Genehmigung einer festgelegten Anzahl von Empfängern gegenüber der Gesamtzahl der potenziellen Verantwortlichen in einem Schritt.

Regeln für die Ausführung von Schritten

Personalisieren Sie die Abläufe, die es Ihnen ermöglichen, Konditionen für bestimmte Genehmigungen festzulegen.

Es ist möglich festzulegen, dass eine Zustimmung beantragt wird, wenn ein Vertrag einen bestimmten Betrag überschreitet oder wenn er für eine bestimmte Person vorgesehen ist.

Volle Kontrolle über jedes Ihrer Dokumente

Die Dokumentenaussteller sowie deren Vorgesetzte verfügen über ein konfigurierbares Dashboard mit einer Übersicht zu ihren KPIs und detaillierten Informationen über den Status ihrer Freigabeprozesse.

Rufen Sie in Echtzeit ab, ob ein Dokument eingesehen wurde oder nicht, wie viele Personen es genehmigt haben, ob es von einem der am Prozess Beteiligten abgelehnt wurde oder ob eine weitere Aktion durchgeführt wurde.

Legen Sie Fristen für die Freigabe Ihrer Dokumente fest, erzwingen Sie die Weiterleitung von Dokumenten oder brechen Sie gegebenenfalls einen Freigabeprozess ab.

Eine Operation sollte niemals durch etwas wie eine Unterschrift oder ein Einverständnis behindert werden. Behalten Sie die Kontrolle. Ergreifen Sie die Initiative.

Rechtskonforme Langzeit-Archivierung (EDICOMLta)

Elektronische Speicherung mit garantierter Integrität und Verlagerung der Beweislast.

Um die Dokumente zusammen mit ihren Genehmigungsnachweisen aufzubewahren, wird EDICOMSignADoc durch den Langzeit-Archivierungs-Service EDICOMLta ergänzt.

Die Konservierungsprozesse werden in Übereinstimmung mit den wichtigsten internationalen Standards durchgeführt, um die Integrität der Dokumente über deren Archivierungszeitraum zu gewährleisten.

Die permanente Prüfung und Sicherstellung durch den Trusted Service Provider EDICOM sorgt für Garantien, die im Falle von Unstimmigkeiten die Beweislast umkehren.

ISO 14641 – International

Elektronische Archivierungs-Plattform gemäß ISO 14641

Benötigen Sie Nachweise zu Interaktionen Ihrer elektronischen Dokumente?

EDICOMLta erfüllt alle Anforderungen der ISO 14641 über die Gestaltung und den Betrieb eines Informationssystems zur Erhaltung digitaler Informationen.

eIDAS – Europa

eIDAS-zertifizierte elektronische Archivierung – die sicherste Gewährleistung in Europa

Ist Ihr Unternehmen in Europa tätig?

EDICOMLta wurde von der Europäischen Kommission als eIDAS-Service gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014) akkreditiert.

NOM 151 – Mexiko

Konformität mit der mexikanischen Vorschrift NOM151

Benötigen Sie einen Nachweis über die Aufbewahrung Ihrer unterzeichneten Dokumente zusammen mit dem Nachweis der Freigabe?

EDICOM ist ein vom mexikanischen Wirtschaftsministerium akkreditierter PSC (Certification Service Provider), der berechtigt ist, einen Nachweis über die Aufbewahrung von Datennachrichten in Übereinstimmung mit dem offiziellen mexikanischen Standard NOM-151-SCFI-2016 auszustellen.

ONAC – Kolumbien

Durch ONAC akkreditierte Zertifizierungsbehörde in Kolumbien

Benötigt Ihr Unternehmen eine Lösung zur Archivierung elektronisch signierter Dokumente?

EDICOMLta verfügt über die ONAC 16-ECD-005-Akkreditierung gemäß den Anforderungen von CEA 4.1-10 V-01 für die Registrierung, Aufbewahrung und den Erhalt von Datenmitteilungen und elektronischen Dokumenten.

100% Service

Mit EDICOMSignADoc erhalten Sie Unterstützung vor, während und nach der Durchführung Ihres Projekts.

Ein Team von spezialisierten Beratern wird das Projekt analysieren, konfigurieren und personalisieren.

Unser internationales Support Team löst Ihre Fragen und Vorfälle persönlich mit Ihnen.

PROJEKT MANAGEMENT

Analyse der Anforderungen für Ihr Dokumentenfreigabeprojekt.
Anpassung und Konfiguration Ihrer Lösung.
Konfiguration Ihrer Workflows für die Erstfreigabe von Dokumenten.
Entwicklung von Integrationen mit Ihren Managementsystemen.
Schulung und Implementierung.

INTERNATIONALES SUPPORT CENTER

Mehrsprachiger Support und Konfiguration von internationalen Umgebungen, die an Ihre Organisationsstruktur angepasst sind.
Klärung von Fragen und Vorfällen.
Support in verschiedenen Zeitzonen verfügbar.
Preferential und 24x7-Support möglich.

Warum SignADoc?

SignADoc ist ein leistungsstarkes Tool zur Optimierung von Dokumentenfreigabe- und Signaturprozessen.

Effizienz

Optimieren Sie Ihre Dokumenten-freigabeprozesse, indem Sie die Zustellung automatisieren und somit die Freigabe sofort erhalten.

Trusted Services

Ergänzende Dienstleistungen des PSC EDICOM: Archivierung, Ausstellung von Zertifikaten, elektronische Signatur, etc.

Flexibilität

EDICOMSignADoc passt sich den Anforderungen der Projekte an, unabhängig davon, ob sie einfacher oder komplexer Natur sind.

Sicherheit

EDICOMSignADoc wendet Sicherheitsmechanismen an, die gemäß ISO27001, ISAE3402 oder TIERII geprüft werden.

Verfügbarkeit

Durch die technologische Infrastruktur von EDICOM, kann eine Verfügbarkeit von 99,9% garantiert werden.

Erfahrung

SignADoc wurde von EDICOM entwickelt. EDICOM unterstützt seit 1995 mehr als 16.000 Kunden mit in-house entwickelten, technologischen Lösungen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

An wen kann ich mit EDICOMSignADoc Dokumente senden?

EDICOMSignADoc ermöglicht den Versand von Dokumenten an alle möglichen Empfänger. Dies ist unabhängig davon, ob der Empfänger intern in Ihrer Organisation oder extern (Kunden, Lieferanten, ...) ist. Laden Sie das Dokument hoch und geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers an, damit dieser benachrichtigt wird und mit einem einzigen Klick auf das Dokument zur Freigabe und Unterzeichnung zugreifen kann.

Welche Arten von Signaturen unterstützt die Lösung?

EDICOMSignADoc kann jede Art von Signaturen implementieren: Von Signaturen, die aus nicht-qualifizierten Zertifikaten erzeugt werden, bis hin zu den anspruchsvollsten Signaturen, die die Verwendung qualifizierter Zertifikate oder Siegel und die Verwendung sicherer Signaturerstellungssysteme erfordern.

Nennen Sie uns die Merkmale Ihres Projektes. Wir helfen Ihnen bei der Konfiguration der Signatur- und Genehmigungsmechanismen, die der Art Ihrer Dokumente am besten entsprechen.

Wie lässt sich EDICOMSignADoc mit meinem ERP, CRM usw. integrieren?

EDICOMSignADoc ist 100% kompatibel mit jedem Verwaltungssystem, sei es ein auf dem Markt erhältliches ERP-System oder ein selbst entwickeltes System, on-premise oder in der Cloud.

Unser Modell basiert auf einem personalisierten Service, der unsere eigene Technologie und die Erfahrung eines Teams von mehr als 400 Ingenieuren nutzt, die seit 1995 an der Integration von Applikationen arbeiten.

Sagen Sie uns, mit welchem Tool Sie die Dokumente erzeugen, für die Sie Genehmigungen benötigen und wir kümmern uns um alle Entwicklungen, die für die Integration Ihrer Verwaltungssysteme mit EDICOMSignADoc erforderlich sind.

Was ist der EDICOMSignADoc Evidenzbericht?

Jede Freigabe, die auf einem Dokument erfolgt, erzeugt einen Nachweis.

Jeder Nachweis erzeugt eine Rückverfolgung des Freigabeprozesses Ihrer Dokumente, die zu einem bestimmten Zeitpunkt durch einen elektronischen Zeitstempel identifiziert wird, der vom EDICOM Trusted Service Provider ausgegeben wird. Die vollständige Abfolge dieser Nachweise wird in einen Bericht integriert, der von der EDICOM Trusted Third Party unterzeichnet wird. Dieser Bericht ist ein Schlüsselinstrument, um die Schritte aufzuzeichnen, die ein Dokument von seiner Ausstellung bis zu seiner endgültigen Freigabe durchlaufen hat.

Hat dieser Nachweis eine Beweiskraft?

Die von EDICOM als Trusted Service Provider bereitgestellten Garantien, die ausgestellten elektronischen Zeitstempel sowie die Signatur auf dem Evidenzbericht stellen eine Garantie dar, die als Nachweis für den Lebenszyklus, den ein Dokument durchlaufen hat, vorgelegt werden kann.

EDICOMSignADoc bewahrt die Dokumente zusammen mit den Freigabenachweisen 6 Monate lang auf. Wenn Sie diesen Zeitraum über 180 Tage hinaus verlängern und zusätzliche Funktionalitäten zu den Sicherheitsstufen der gespeicherten Dokumente hinzufügen möchten, können Sie unseren Langzeit-Archivierungs-Service mit eIDAS-Akkreditierung, gemäß ONAC (Kolumbien), NOM151 (Mexiko) und ISO 14641 integrieren.

Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen

Haben Sie eine Frage, die Sie gerne besprechen möchten? Möchten Sie mit einem unserer Experten sprechen? Hinterlassen Sie uns Ihre Daten und wir setzten uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung.

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